Software für Bauunternehmen fällt in drei Gruppen: kaufmännische Handwerker- und Bausoftware für Angebot, Aufmaß, Rechnung und Zeiterfassung (etwa plancraft, HERO, Craftnote, openHandwerk), Baudokumentation und Projektmanagement für Pläne, Mängel und Bautagebuch (etwa PlanRadar, Capmo) und große Kalkulations- und ERP-Systeme für Betriebe mit eigener Kalkulationsabteilung. Für ein kleines Bauunternehmen ist meist die erste Gruppe der Startpunkt, weil dort die Rechnung entsteht. Der Einstieg kostet laut Herstellerseiten rund 45 bis 75 Euro netto je Büro-Nutzer im Monat, Stand November 2026, Baustellen-Lizenzen weniger, große Pakete mehr. Ein KI-Mitarbeiter ersetzt keine davon. Er arbeitet daneben: Angebote als Entwurf vorbereiten, Belege sichten, das Postfach sortieren. Damit er Entwürfe direkt im Programm anlegen kann, braucht die Software eine Schnittstelle.
Die Übersicht stützt sich auf Herstellerseiten und Gesetzestexte, abgerufen am 6. November 2026, nicht auf einen eigenen Test der Programme. Was hier über Funktionen steht, gilt deshalb laut Hersteller. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Software für Bauunternehmen: welche Gruppe du brauchst
Wer nach Bausoftware sucht, findet oben vor allem Vergleichsportale und Herstellerblogs, und die meisten Listen mischen die drei Gruppen. Das macht den Vergleich schwer, weil ein Programm für Mängelmanagement keine Rechnung schreibt und ein Rechnungsprogramm keine Pläne verwaltet.
Die Frage vor jedem Vergleich ist also: Wo hakt es bei dir? Wenn Angebote und Rechnungen abends im Büro entstehen, suchst du in der ersten Gruppe. Wenn die Baustelle schlecht dokumentiert ist und Mängel per WhatsApp kommen, in der zweiten.
Was die Rechnung im Bau können muss
Eine Bausoftware muss ein paar Dinge können, die ein allgemeines Rechnungsprogramm nicht immer mitbringt. Vier davon stehen im Gesetz:
- Abschlagsrechnungen. Nach § 632a BGB kannst du Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten Leistungen verlangen; die Leistungen sind „durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss“. Die Software muss Abschläge auf der Schlussrechnung sauber verrechnen.
- Steuerschuldnerschaft. Arbeitest du als Nachunternehmer für einen anderen Baubetrieb, schuldet oft der Auftraggeber die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Deine Rechnung braucht dann ohne Steuerausweis die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG).
- Rechnungen an Privatleute. Für eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück musst du auch einem privaten Bauherrn innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG), mit einem Hinweis auf seine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
- E-Rechnung. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern werden zur E-Rechnung, mit Übergangsfristen bis Ende 2027. Wer wann was muss, steht in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen.
Dazu kommen zwei Branchenformate: GAEB für Leistungsverzeichnisse aus Ausschreibungen und DATANORM oder IDS-Connect für Artikel und Preise vom Großhandel. Und ein Export für den Steuerberater, meist DATEV. Wie die Wege in die Kanzlei aussehen, steht in DATEV-Anbindung: 3 Wege, Kosten, Einrichtung.
Anbieter und Preise, Stand November 2026
Die Tabelle zeigt, was die Hersteller auf ihren Preisseiten nennen. Preise wie dort angegeben, bei plancraft, HERO, Craftnote und openHandwerk ausdrücklich zuzüglich Umsatzsteuer, Stand November 2026. Funktionen laut Hersteller.
Zwei Dinge fallen beim Lesen der Preisseiten auf. Erstens rechnen fast alle nach Nutzern ab, und Büro und Baustelle kosten unterschiedlich viel; zähl vorher, wer im Büro schreibt und wer nur auf der Baustelle Zeiten und Fotos erfasst. Zweitens hängen günstige Monatspreise oft an langen Laufzeiten, bei HERO an 24 Monaten, bei Craftnote an einem Jahr mit automatischer Verlängerung.
Wenn du nur Rechnungen schreiben und Belege für den Steuerberater sammeln willst, reicht vielleicht auch eine allgemeine Buchhaltungssoftware. Was Lexware Office, sevDesk und andere kosten, steht in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen.
Fünf Fragen, bevor du unterschreibst
- Rechnest du mit Abschlägen und als Nachunternehmer ab? Dann lass dir an einem Testprojekt zeigen, wie Abschläge auf der Schlussrechnung stehen und wie eine Rechnung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aussieht.
- Bekommst du Leistungsverzeichnisse als GAEB-Datei? Wenn ja, prüf, in welchem Paket der Import steckt. Bei plancraft ist es Pro, nicht Business.
- Wie viele Büro- und wie viele Baustellen-Nutzer? Rechne den Preis für deine echte Besetzung, nicht für einen Nutzer.
- Hat die Software eine Schnittstelle? Das entscheidet, ob ein KI-Mitarbeiter später Entwürfe direkt anlegen kann. HERO nennt einen API-Zugang ab HERO OS, openHandwerk eine REST-API; bei den anderen fragst du nach.
- Wie kommst du wieder heraus? Frag nach einem vollständigen Export von Kunden, Angeboten, Rechnungen und Projekten, bevor du anfängst, und nach der Kündigungsfrist.
Was die Software mit KI kann und was ein KI-Mitarbeiter daneben macht
Mehrere Hersteller bauen inzwischen KI ein: plancraft nennt einen KI-Empfang, der Anrufe und Nachrichten annimmt, HERO in den höheren Paketen einen KI-Telefonassistenten, einen Betriebsassistenten und eine KI-Baustellendokumentation, 123erfasst eine KI-Kalkulationskontrolle. Das sind Funktionen innerhalb eines Programms, laut Hersteller. Welche Telefonassistenten es auch ohne Bausoftware gibt, steht in KI-Telefonassistent: Anbieter, Kosten, Recht.
Ein KI-Mitarbeiter ist etwas anderes: eine Rolle mit fester Aufgabe, eigenen Regeln und deiner Freigabe, die über die Programme hinweg arbeitet. Die beiden Rollen unten laufen in meinem eigenen Betrieb. So setzt du sie im Bau ein:
Anton arbeitet bei mir mit Lexware Office. Laut seiner Seite kann er über einen passenden Adapter auch mit sevdesk oder einem anderen System mit geeigneter Schnittstelle arbeiten, und genau da kommt die vierte Frage oben ins Spiel: Ohne Schnittstelle bleibt der Entwurf ein PDF, das dein Büro abtippt. Fortlaufende Nummer, GoBD-Unveränderbarkeit und E-Rechnungsformate übernimmt das Rechnungsprogramm, nicht Anton. Für ein Bauunternehmen heißt das: Die Grundlage ist dein Leistungsstamm mit Positionen, Einheiten und Preisen, die Mengen kommen aus deinem Aufmaß. Wie so ein Stamm entsteht, steht in Angebote im Handwerk automatisieren, wie eine KI einen Entwurf prüft, in Angebote und Rechnungen mit KI schreiben.
Peter braucht keine Schnittstelle. Er arbeitet bei mir direkt im Browser, in der echten Buchhaltungsoberfläche, und folgt einer schriftlichen Prozessbeschreibung; was nicht drinsteht, macht er nicht. In seinem ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet und zwei offen gemeldet, statt sie passend zu machen. Im Bau prüft Peter Materialrechnungen gegen Lieferschein und Auftrag, dazu Gerätemiete und Rechnungen von Nachunternehmern. So richtest du es ein: Ablauf beschreiben, Lesemodus, Test an echten Fällen, Freigabe. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Was KI in der Buchhaltung heute übernimmt, steht in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht, die Ablage dazu in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD.
Für das Postfach gibt es bei mir Frieda; sie sortiert in Stapel und legt Antworten als Entwurf an. Im Bau sind das Anfragen, Pläne vom Architekten und Lieferavis. Welche Rollen sich auf einen Handwerksbetrieb übertragen lassen, steht gesammelt in KI-Agent für Handwerker: Rollen statt Tools. Den Überblick für Baubetriebe, mit Nachtrag, Bauabzugsteuer und Bautagebuch, findest du in KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach.
Häufige Fragen
Welche Software braucht ein kleines Bauunternehmen?
Meist eine Handwerker- oder Bausoftware für Angebot, Aufmaß, Abschlags- und Schlussrechnung und Zeiterfassung, dazu einen DATEV-Export für den Steuerberater. Baudokumentation wie PlanRadar oder Capmo kommt dazu, wenn viele Beteiligte auf einer Baustelle arbeiten. Ein großes ERP lohnt sich erst mit eigener Kalkulationsabteilung.
Was kostet Software für Bauunternehmen?
Laut Preisseiten, Stand November 2026: Craftnote ab 49,90 € je Büro-Nutzer und Monat (Aktionspreis), plancraft ab 59,90 €, HERO ab 69 €, openHandwerk 45 € je kaufmännischem Nutzer, jeweils netto und bei jährlicher oder längerer Bindung. Baustellen-Lizenzen kosten weniger. Capmo nennt keinen Listenpreis und rechnet nach Bauvolumen ab.
Kann Bausoftware E-Rechnungen erstellen?
Bei plancraft etwa wirbt der Hersteller mit einer eigenen Funktion für E-Rechnungen. Frag konkret nach den Formaten XRechnung und ZUGFeRD und ob die Software E-Rechnungen von Lieferanten auch einlesen kann. Empfangen musst du sie seit 2025.
Brauche ich neben der Bausoftware noch eine Buchhaltungssoftware?
Nicht unbedingt. Viele Bausoftware-Pakete schreiben Rechnungen und geben die Daten per DATEV-Export an den Steuerberater. Wer nur Rechnungen und Belege braucht, kommt auch mit einer allgemeinen Buchhaltungssoftware aus; den Vergleich findest du in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen.
Ersetzt ein KI-Mitarbeiter die Bausoftware?
Nein. Die Software ist das System, in dem Kalkulation, Projekt und Rechnung leben. Der KI-Mitarbeiter erledigt darin oder daneben die wiederkehrende Vorarbeit nach deinen Regeln, und nichts verlässt den Betrieb ohne deine Freigabe. Was das kostet, steht in Was kostet ein KI-Mitarbeiter wirklich?.
Wie du weitermachst
Schreib auf, wo bei dir die Zeit hängen bleibt: beim Angebot, bei der Rechnung, auf der Baustelle oder bei den Belegen. Damit wählst du die Gruppe, nimmst die fünf Fragen in zwei oder drei Testzugänge mit und lässt dir Schnittstelle, Export und Laufzeit schriftlich bestätigen. Wenn du wissen willst, welche Büroarbeit in deinem Betrieb ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
