Eine Schlussrechnung rechnet am Ende eines Auftrags die gesamte Leistung ab, also Hauptauftrag und Nachträge nach Aufmaß, und zieht davon die Abschläge ab, die schon bezahlt sind. Abgezogen wird nicht nur der Bruttobetrag: Nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG sind die vereinnahmten Teilentgelte „und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen“, also jeder Abschlag mit Netto und Umsatzsteuer. Was übrig bleibt, ist die Restforderung. Im Bauvertrag nach BGB wird dein Geld erst fällig, wenn der Bauherr abgenommen hat und du eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hast (§ 650g Abs. 4 BGB). Ist die VOB/B vereinbart, wird die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig (§ 16 Abs. 3 VOB/B). Unten steht ein Schlussrechnung-Muster mit Abschlagszahlungen zum Abtippen, dazu die Fassung für Nachunternehmer ohne Steuerausweis.
Die Paragrafen stammen aus den Gesetzestexten und der VOB/B, Stand November 2026. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Was KI-Mitarbeiter sonst im Büro eines Bauunternehmens übernehmen, steht in KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach.
Schlussrechnung Muster: was drinstehen muss
Eine Schlussrechnung ist zuerst eine ganz normale Rechnung. Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG gelten auch hier: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Die vollständige Liste mit Erklärung steht in Rechnungsvorlage kostenlos zum Kopieren. Dazu kommen die Bausteine, an denen eine Schlussrechnung im Bau hängt:
„Prüffähig“ ist kein Formular, sondern ein Maßstab: Der Bauherr soll ohne Rückfrage nachrechnen können, was du verlangst. Je näher die Schlussrechnung an deinem Angebot, deinem Aufmaß und deinen Abschlagsrechnungen liegt, desto leichter geht das.
Muster: Schlussrechnung mit Abschlagszahlungen
Ein Beispiel mit runden Zahlen: ein Umbau mit drei Positionen, einem beauftragten Nachtrag und zwei bezahlten Abschlägen. Alles in eckigen Klammern ist ein Platzhalter, die Beträge zeigen nur, wie gerechnet wird.
[Dein Firmenname] · [Straße Nr.] · [PLZ Ort]
Steuernummer [Nummer] oder USt-IdNr. [Nummer]
[Name des Auftraggebers]
[Straße Nr.]
[PLZ Ort]
SCHLUSSRECHNUNG
Rechnungsnummer [JJJJ-NNN]
Rechnungsdatum [TT.MM.JJJJ]
Bauvorhaben [Umbau Wohnhaus, Straße Nr., Ort]
Auftrag vom [TT.MM.JJJJ], Angebot [Nummer]
Leistungszeitraum [TT.MM.JJJJ] bis [TT.MM.JJJJ]
Abnahme am [TT.MM.JJJJ]
A. Hauptauftrag (Mengen laut beigefügtem Aufmaß)
Pos. Leistung Menge Einzelpreis Betrag
1 Abbrucharbeiten 1 psch 4.200,00 4.200,00
2 Mauerwerk 17,5 cm 86,50 m² 95,00 8.217,50
3 Innenputz 210,00 m² 28,00 5.880,00
B. Nachträge
N1 Stahlsturz einbauen, 3 St 240,00 720,00
beauftragt am [TT.MM.JJJJ]
Gesamtleistung netto 19.017,50 EUR
zzgl. 19 % Umsatzsteuer 3.613,33 EUR
Gesamtleistung brutto 22.630,83 EUR
C. Abzüglich bezahlter Abschläge
Rechnung vom netto USt brutto
[AR-Nr. 1] [Datum] 6.000,00 1.140,00 7.140,00
[AR-Nr. 2] [Datum] 7.000,00 1.330,00 8.330,00
Summe 13.000,00 2.470,00 15.470,00
Restforderung netto 6.017,50 EUR
Umsatzsteuer 19 % auf die Restforderung 1.143,33 EUR
Restforderung brutto 7.160,83 EUR
Zahlbar bis [Datum] auf [Bank], IBAN [IBAN].
Bitte geben Sie die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.
[Nur bei Privatkunden:]
Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.
Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und
Zugang dieser Rechnung, kommen Sie in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).
Anlagen: Aufmaß vom [Datum], Nachtragsauftrag N1
Die Gegenprobe gehört zu jeder Schlussrechnung: Die Umsatzsteuer der Gesamtleistung minus die Umsatzsteuer der Abschläge muss die Umsatzsteuer der Restforderung ergeben, hier 3.613,33 minus 2.470,00 gleich 1.143,33. Geht das nicht auf, stimmt irgendwo ein Betrag nicht.
Arbeitest du als Nachunternehmer für einen anderen Baubetrieb, schuldet oft der Auftraggeber die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Dann fallen alle Steuerzeilen weg, und unten steht die Pflichtangabe aus § 14a Abs. 5 UStG:
Gesamtleistung netto 19.017,50 EUR
Abzüglich bezahlter Abschläge [AR-Nr. 1], [AR-Nr. 2] 13.000,00 EUR
Restforderung 6.017,50 EUR
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Abschläge abziehen: vier Stellen, an denen es hakt
- Nur brutto abgezogen. Die Schlussrechnung weist die Steuer auf die Gesamtleistung aus. Fehlen die Steuerbeträge der Abschläge in der Abzugszeile, steht dieselbe Umsatzsteuer auf zwei Rechnungen. Für Steuer, die in einer Rechnung zu hoch ausgewiesen ist, gilt § 14c Abs. 1 UStG: Der Unternehmer „schuldet auch den Mehrbetrag“. Deshalb stehen im Muster Netto, Steuer und Brutto jedes Abschlags nebeneinander.
- Abschlag gestellt, aber nicht bezahlt. Das Gesetz spricht von den „vereinnahmten“ Teilentgelten. Wie du einen Abschlag ausweist, der noch offen ist, klärst du vorher mit deinem Steuerberater.
- Nachtrag in der Hauptleistung versteckt. Schreibst du die Mehrleistung in eine bestehende Position, kann der Bauherr sie nicht mit dem Nachtragsauftrag abgleichen. Ein eigener Block mit Auftragsdatum macht sie prüfbar. Wie der Nachtrag vorher entsteht, steht in Nachtragsangebot: Aufbau, VOB/B und Muster.
- Mengen aus dem Gedächtnis. Jede Menge in der Schlussrechnung kommt aus dem Aufmaß, das als Anlage dabeiliegt. Fehlt es, fehlt die Grundlage für die Prüfung.
Ein vereinbarter Sicherheitseinbehalt ist kein Abschlag. Bei der VOB/B kürzt der Auftraggeber dafür seine Zahlungen (§ 17 Abs. 6 VOB/B), deine Rechnung zeigt trotzdem die volle Leistung. Wann das Geld zurückkommt, steht in Sicherheitseinbehalt: Höhe, Frist, Rückgabe.
Schlussrechnung nach VOB und BGB: Fristen
Die VOB/B ist kein Gesetz. Sie gilt nur, wenn ihr sie im Vertrag vereinbart habt; sonst gilt für den Bauvertrag das BGB.
Beim Verbraucherbauvertrag, also Neubau oder erheblichem Umbau für einen privaten Bauherrn (§ 650i BGB), dürfen die Abschläge zusammen höchstens 90 Prozent der Gesamtvergütung einschließlich Nachträgen erreichen (§ 650m Abs. 1 BGB); der Rest kommt mit der Schlussrechnung. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern werden zur E-Rechnung, mit Übergangsfristen bis Ende 2027, auch die Schlussrechnung an einen Generalunternehmer. Bis zum 30. Juni 2030 beanstandet das Bundesfinanzministerium dabei nicht, wenn die bezahlten Abschläge im strukturierten Teil als Summe im Feld „Paid amount“ abgezogen werden und die Einzelheiten im Freitextfeld stehen. Mehr in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen. Bleibt die Zahlung aus, hilft Mahnwesen automatisieren mit KI. Das Mahnwesen übernimmt Peter: Er gleicht Zahlungen gegen offene Rechnungen ab und bereitet die Erinnerungen vor.
Wer die Schlussrechnung vorbereitet und wer gegenprüft
Eine Schlussrechnung führt fünf Quellen zusammen: Auftrag, Aufmaß, Nachträge, Abschlagsrechnungen und Kontoauszug. Dafür passen zwei Rollen aus meinem eigenen Betrieb. So setzt du sie ein.
Anton legt bei mir Rechnungen als Entwurf in Lexware Office an, nie als loses PDF. Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnet er selbst nach, ohne Preisquelle setzt er keinen Preis, und bevor er finalisiert, nennt er die Folgen, endgültige Rechnungsnummer und Unveränderbarkeit, und will ein klares Ja. Sein dokumentierter Ablauf führt vom Erstgespräch zur Rechnung nach Zusage. Für die Schlussrechnung aus Auftrag, Aufmaß, Nachträgen und Abschlagsliste beschreibst du Anton einmal, welche Unterlagen er liest, wie die Blöcke stehen, was er tut, wenn eine Menge fehlt. Wie eine KI einen Rechnungsentwurf prüft, steht in Angebote und Rechnungen mit KI schreiben.
Peter gleicht bei mir Belege gegen Kreditkartenabrechnungen ab, und genauso gleicht er Rechnungen gegen Zahlungen ab. Beträge nimmt er vom Bildschirm, nie aus dem Gedächtnis. In einem Lauf im September ging seine Kontrollrechnung exakt auf, und eine Position, die leicht abwich, blieb bewusst offen. Für die Schlussrechnung übernimmt Peter die Gegenprobe: jede Abschlagsrechnung gegen Rechnungsausgang und Zahlungseingang, die Summe der Abzüge gegen die Summe der Zahlungen, jede Menge gegen das Aufmaß. Am Ende steht „stimmt“ oder eine Abweichung mit Fundstelle. So richtest du es ein: Ablauf einmal beschreiben, Peter lernt ihn im Lesemodus, ihr testet an echten Fällen, du gibst frei. Mengen, Preise, Buchung und Freigabe bleiben bei dir. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Den Überblick gibt KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht, einen Abgleich Zeile für Zeile zeigt Spesenabrechnung automatisieren: ein KI-Test.
Welche Rollen sich auf einen Handwerksbetrieb übertragen lassen, steht in KI-Agent für Handwerker: Rollen statt Tools. Welche Bausoftware Abschläge selbst verrechnet, steht in Software für Bauunternehmen im Vergleich.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Schlussrechnung?
Die Abschlagsrechnung verlangt während der Arbeit einen Teil der Vergütung für das, was schon erbracht ist. Die Schlussrechnung rechnet am Ende alles ab und zieht die bezahlten Abschläge ab. Wie die Abschläge entstehen, steht in Abschlagsrechnung Muster für den Bau.
Muss ich die Abschläge mit Umsatzsteuer abziehen?
Ja. Nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG sind die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über die Abschläge Rechnungen gestellt wurden.
Wann muss ich die Schlussrechnung stellen?
Umsatzsteuerlich binnen sechs Monaten nach der Leistung, wenn du an ein Unternehmen oder rund um ein Grundstück an Privatleute leistest. Bei vereinbarter VOB/B gilt die kürzere Frist aus § 14 Abs. 3 VOB/B.
Wann muss der Auftraggeber bezahlen?
Nach BGB mit Abnahme und prüffähiger Schlussrechnung. Bei der VOB/B spätestens 30 Tage nach Zugang, höchstens 60 Tage, wenn das sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist.
Darf eine KI die Schlussrechnung schreiben?
Sie kann einen Entwurf vorbereiten und die Summen gegenprüfen. Mengen, Preise und Freigabe bleiben bei dir, und die Rechnung entsteht im Programm, das Nummernkreis und Unveränderbarkeit liefert.
Wie du weitermachst
Nimm die letzte Baustelle mit Abschlägen, tipp sie in das Muster und mach die Steuer-Gegenprobe. Geht sie auf, hast du deine Vorlage; geht sie nicht auf, weißt du, wo du suchen musst. Wenn du wissen willst, welche Büroarbeit in deinem Betrieb ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Wer erst mitlesen will: Mein Newsletter „Aus dem Maschinenraum“ bringt jeden Dienstag einen echten Vorgang aus meinem Büro. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
