Ein Sicherheitseinbehalt ist der Teil deiner Vergütung, den der Auftraggeber nicht auszahlt, sondern als Sicherheit behält: während der Bauzeit für die Vertragserfüllung, nach der Abnahme für Mängelansprüche. Nach der VOB/B gilt er nur, wenn Sicherheitsleistung vereinbart ist; beim Verbraucherbauvertrag steht dem Bauherrn nach § 650m Abs. 2 BGB bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent zu, als Einbehalt aber nur, wenn du das verlangst. Gilt die VOB/B, darf der Auftraggeber jede Zahlung um höchstens 10 Prozent kürzen, bis die vereinbarte Summe erreicht ist, muss den Betrag binnen 18 Werktagen auf ein Sperrkonto einzahlen und die Sicherheit für Mängelansprüche nach zwei Jahren zurückgeben, wenn ihr nichts anderes vereinbart habt (§ 17 VOB/B). Das Geld liegt bis zu mehreren Jahren und kommt nur zurück, wenn jemand rechtzeitig daran denkt. Liste, Erinnerung und Anforderung kann eine KI vorbereiten; ob ein Einbehalt berechtigt ist, entscheidest du.
Das ist keine Rechtsberatung. Die VOB/B ist kein Gesetz, sondern Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen; sie gilt nur, wenn dein Vertrag sie einbezieht. Zitiert sind die VOB/B in der Ausgabe 2016 und das BGB im Wortlaut, Stand November 2026. Den Überblick, was KI-Mitarbeiter im Büro eines Bauunternehmens übernehmen, findest du in KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach.
Sicherheitseinbehalt: zwei Sicherheiten, zwei Zeitpunkte
Die Sicherheit „dient dazu, die vertragsgemäße Ausführung der Leistung und die Mängelansprüche sicherzustellen“ (§ 17 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B). Bei der Rückgabe trennt § 17 Abs. 8 VOB/B deshalb zwei Sicherheiten:
- Vertragserfüllung. Sie deckt die Bauzeit und geht „zum vereinbarten Zeitpunkt, spätestens nach Abnahme und Stellung der Sicherheit für Mängelansprüche“ zurück, außer es sind Ansprüche offen, die die Mängelsicherheit nicht abdeckt.
- Mängelansprüche, oft Gewährleistungseinbehalt genannt. Sie geht „nach Ablauf von 2 Jahren“ zurück, sofern ihr keinen anderen Zeitpunkt vereinbart habt. Für geltend gemachte, noch nicht erfüllte Ansprüche darf der Auftraggeber einen entsprechenden Teil behalten.
Davon zu trennen ist das Zurückhalten wegen eines konkreten Mangels: Nach § 641 Abs. 3 BGB darf der Besteller einen angemessenen Teil der Vergütung verweigern, „in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung des Mangels erforderlichen Kosten“. Das ist kein Sicherheitseinbehalt und bekommt in deiner Liste eine eigene Zeile.
Höhe: was VOB/B und BGB vorgeben
Verbraucherbauvertrag heißt nach § 650i BGB: Neubau oder erheblicher Umbau für einen Verbraucher. Die 5 Prozent sichern dort „die rechtzeitige Herstellung des Werks ohne wesentliche Mängel“.
Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen: Vereinbart sind 10.000 Euro Sicherheit für die Vertragserfüllung, einbehalten aus den Abschlägen. Von der ersten Abschlagszahlung über 47.600 Euro brutto dürfen höchstens 4.760 Euro einbehalten werden. Bei der zweiten über 59.500 Euro wären 10 Prozent 5.950 Euro, bis zur vereinbarten Summe fehlen aber nur 5.240 Euro. Mehr darf nicht einbehalten werden.
Einbehalt, Sperrkonto oder Gewährleistungsbürgschaft
Steht im Vertrag nichts anderes, kann die Sicherheit durch Einbehalt, Hinterlegung von Geld oder Bürgschaft eines Kreditinstituts oder Kreditversicherers geleistet werden (§ 17 Abs. 2 VOB/B). Der Auftragnehmer hat die Wahl und kann eine Sicherheit durch eine andere ersetzen (Abs. 3), laut Wortlaut also einen Bareinbehalt durch eine Gewährleistungsbürgschaft ablösen. Die Bürgschaft muss schriftlich und unbefristet sein und auf die Einrede der Vorausklage verzichten; eine Bürgschaft „auf erstes Anfordern“ darf der Auftraggeber nicht verlangen (Abs. 4).
Behält der Auftraggeber Geld ein, regelt § 17 Abs. 6 VOB/B drei Punkte, die dein Büro nachhalten kann:
- Mitteilen und einzahlen. Er teilt dir den Betrag mit und zahlt ihn „binnen 18 Werktagen nach dieser Mitteilung auf ein Sperrkonto“ ein, über das ihr nur gemeinsam verfügt. Die Bank benachrichtigt dich, Zinsen stehen dir zu.
- Kleine Aufträge. Bei kleineren oder kurzfristigen Aufträgen darf er erst bei der Schlusszahlung einzahlen.
- Nachfrist. Zahlt er nicht rechtzeitig ein, kannst du eine angemessene Nachfrist setzen. Verstreicht auch sie, kannst du „die sofortige Auszahlung des einbehaltenen Betrags verlangen“.
Öffentliche Auftraggeber dürfen ein eigenes, unverzinstes Verwahrgeldkonto nutzen. Für deine Liste heißt das: Fehlt nach dem ersten Einbehalt die Nachricht der Bank, ist das ein Fall für dich, nicht für die KI.
Sicherheitseinbehalt: wie lange das Geld liegt
Zu jedem Einbehalt gehören drei Daten, und sie fallen auseinander:
- Rückgabe der Vertragserfüllungssicherheit: zum vereinbarten Zeitpunkt, spätestens nach Abnahme und Stellung der Mängelsicherheit.
- Rückgabe der Mängelsicherheit: nach VOB/B zwei Jahre, wenn nichts anderes vereinbart ist. Ab wann die zwei Jahre laufen, sagt § 17 Abs. 8 Nr. 2 nicht ausdrücklich. Steht es nicht im Vertrag, klär das, bevor du die Frist einträgst.
- Verjährung der Mängelansprüche: nach § 13 Abs. 4 VOB/B für Bauwerke vier Jahre, wenn nichts vereinbart ist, nach § 634a BGB fünf Jahre. Beide Fristen beginnen mit der Abnahme.
Wer nur das Ende der Mängelhaftung notiert, wartet nach der VOB/B also womöglich zwei Jahre zu lange auf sein Geld.
Sicherheitseinbehalt in Rechnung und Schlussrechnung
Nach dem Wortlaut der VOB/B kürzt der Auftraggeber seine Zahlung, deine Rechnung zeigt die volle Leistung. Wie du den Einbehalt auf der Schlussrechnung ausweist, buchst und umsatzsteuerlich behandelst, legst du mit deinem Steuerberater fest. Den Aufbau mit Abschlägen zeigt Schlussrechnung: Muster mit Abschlägen.
Die Kontrolle je Zahlungseingang: Rechnungsbetrag minus Zahlung muss den vereinbarten Einbehalt ergeben. Sonst ist es ein Einbehalt in anderer Höhe, ein Zurückhalten wegen eines Mangels oder eine offene Zahlung; welcher Fall, klärst du.
Vorlage: Liste der Sicherheitseinbehalte
Eine Zeile je Sicherheit, nicht je Projekt: Vertragserfüllung und Mängelansprüche sind zwei Zeilen.
Als Erinnerungsregel schlage ich vor: acht Wochen vor dem Rückgabetag ein Hinweis an dich, am Rückgabetag die Anforderung als Entwurf. Beispielzeile: Anbau Musterstraße, Mängelansprüche, Bürgschaft, 6.200 Euro, Abnahme 14.03.2025, Rückgabe laut Vertrag 14.03.2027, keine offene Rüge.
Der Textbaustein für die Anforderung, sachlich und ohne Drohung:
Betreff: Rückgabe der Sicherheit, Bauvorhaben [Name],
Vertrag vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
für das Bauvorhaben [Name] haben Sie nach [Ziffer des Vertrags]
eine Sicherheit für [Vertragserfüllung / Mängelansprüche] in Höhe
von [Betrag] Euro [einbehalten / als Bürgschaft Nr. [Nummer] der
[Bank] erhalten]. Die Abnahme war am [Datum], als Rückgabezeitpunkt
ist [Datum oder Regel aus dem Vertrag] vereinbart.
Wir bitten Sie, [den Betrag bis zum [Datum] auf unser Konto [IBAN]
zu überweisen / die Bürgschaftsurkunde bis zum [Datum] im Original
zurückzugeben]. Sind aus Ihrer Sicht noch Ansprüche offen, teilen
Sie uns diese bitte mit, damit wir sie klären können.
Mit freundlichen Grüßen
[Name, Firma]
Weitere Bausteine findest du in E-Mail-Vorlagen geschäftlich: 8 Beispiele.
Wer was übernimmt: Peter, Frieda und Sonja
Die drei Rollen laufen in meinem eigenen Betrieb. So setzt du sie für Einbehalte ein:
Peter läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026. Beträge, Daten und Belegnummern übernimmt er immer vom Bildschirm, nie aus dem Gedächtnis; was nicht exakt passt, meldet er als offen. In seinem ersten Lauf hat er 116 Belege gesichtet und zwei offen gemeldet, statt sie passend zu machen. Die Liste der Einbehalte führt Peter: Er gleicht jeden Zahlungseingang gegen die Schlussrechnung ab und meldet Differenzen mit Fundstelle. So richtest du es ein: mitlesen lassen, den Ablauf mit Regeln aufschreiben, an echten Fällen testen, nach deiner Abnahme freigeben.
Frieda läuft in meinem eigenen Betrieb. Du legst fest, welche Themen sofort hochkommen, etwa eine Mängelrüge; versendet hat sie noch nie etwas selbst. Das Stapel-System ohne KI steht in Posteingang sortieren: das Stapel-System.
Sonja läuft bei mir seit dem 17.07.2026. Sie hat meinen Ton aus 50 meiner echten gesendeten Mails gelernt und fragt nach, wenn eine Angabe fehlt, statt zu raten. Ihre Aufgabe sind Neukunden-Mails; das Verfahren lässt sich auf eine Anforderung übertragen. Versendet wird erst nach meinem ausdrücklichen Wort.
Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Zahlt der Auftraggeber nach der Anforderung nicht, ist der Einbehalt eine offene Forderung. Das Mahnwesen übernimmt Peter; wie der Ablauf vom Erinnern bis zur Mahnung aussieht, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI. Wie Verträge und Abnahmeprotokolle so liegen, dass auch ein Fremder sie findet, beschreibt Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD.
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Häufige Fragen
Wie hoch darf ein Sicherheitseinbehalt sein?
Die Gesamthöhe steht im Vertrag. Gilt die VOB/B, höchstens 10 Prozent je Zahlung, bis die Summe erreicht ist. Beim Verbraucherbauvertrag 5 Prozent der Gesamtvergütung (§ 650m Abs. 2 BGB), als Einbehalt nur auf dein Verlangen, sonst als Garantie oder Zahlungsversprechen einer Bank (§ 650m Abs. 3 BGB).
Wie lange darf der Auftraggeber den Sicherheitseinbehalt behalten?
So lange, wie ihr vereinbart habt. Sonst gibt er nach § 17 Abs. 8 VOB/B die Vertragserfüllungssicherheit spätestens nach Abnahme und Stellung der Mängelsicherheit zurück, die Mängelsicherheit nach zwei Jahren, abzüglich eines Teils für geltend gemachte, offene Ansprüche.
Muss der Einbehalt auf ein Sperrkonto?
Wenn die VOB/B gilt, ja: binnen 18 Werktagen nach der Mitteilung. Bei kleineren oder kurzfristigen Aufträgen erst bei der Schlusszahlung; öffentliche Auftraggeber dürfen ein eigenes Verwahrgeldkonto nutzen.
Darf ohne Vereinbarung einbehalten werden?
§ 17 VOB/B setzt voraus, dass Sicherheitsleistung vereinbart ist. Beim Verbraucherbauvertrag schreibt das BGB eine Sicherheit von 5 Prozent vor; einbehalten wird sie nur, wenn du das verlangst. Davon zu trennen ist das Zurückhalten wegen eines Mangels nach § 641 Abs. 3 BGB. Ob im Einzelfall einbehalten werden durfte, klärt ein Anwalt für Baurecht.
Wie du weitermachst
Nimm die Schlussrechnungen der letzten fünf Jahre, so lange reicht die Verjährung bei Bauwerken nach dem BGB, und trag jeden Einbehalt in die Liste ein: Betrag, Abnahme, Rückgabetag mit Fundstelle. Zeilen mit abgelaufenem Rückgabetag sind dein erster Auftrag. Welcher Ablauf am stärksten an dir hängt, zeigt der Engpass-Check. Willst du ihn mit mir anschauen, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Und in meinem Newsletter „Aus dem Maschinenraum“ kommt jeden Dienstag ein echter Vorgang aus meinem Büro mit der Regel, nach der ich den zuständigen KI-Mitarbeiter führe. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
