Eine Abschlagsrechnung ist die Rechnung über einen Teil der Vergütung für Bauleistungen, die du schon erbracht hast, bevor das ganze Werk fertig und abgenommen ist. Ein brauchbares Abschlagsrechnung-Muster für den Bau hat fünf Teile: die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, den Bezug auf den Auftrag, eine prüfbare Aufstellung der erbrachten Leistungen (§ 632a BGB, § 16 VOB/B), den Leistungsstand abzüglich der bisherigen Abschläge und darunter Netto, Umsatzsteuer, Brutto und Zahlungsziel. Wie hoch der Abschlag sein darf und wann er fällig wird, hängt davon ab, ob du nach BGB, nach VOB/B oder mit einem privaten Bauherrn abrechnest.
Grundlage sind die Gesetzestexte und die VOB/B im Wortlaut, abgerufen im November 2026. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung.
Abschlagsrechnung nach BGB und VOB/B: was gilt
Nach § 632a Abs. 1 BGB kann der Unternehmer „eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen“. Die Leistungen sind „durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss“. Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil verweigern, und bis zur Abnahme musst du beweisen, dass sie es ist.
Ist die VOB/B vereinbart, gilt § 16 Abs. 1 VOB/B, mit einer festen Fälligkeit.
Für den Verzug gilt § 286 Abs. 3 BGB: spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, gegenüber Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf „besonders hingewiesen“ hat. Deshalb hat das Muster eine Zeile für Privatkunden.
Abschlagsrechnung Muster zum Abtippen
Alles in eckigen Klammern ist ein Platzhalter. Das Muster rechnet kumuliert: Du schreibst jedes Mal den gesamten Leistungsstand hin und ziehst ab, was du schon in Rechnung gestellt hast. Die Zahlen sind ein erfundenes Beispiel mit 19 Prozent Umsatzsteuer.
[Dein Firmenname]
[Straße und Hausnummer] · [PLZ und Ort]
Steuernummer [Nummer] oder USt-IdNr. [Nummer]
[Name oder Firma des Auftraggebers]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
3. Abschlagsrechnung
Rechnungsnummer: [fortlaufende Nummer, z. B. 2026-0147]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Bauvorhaben: [Bezeichnung und Adresse der Baustelle]
Auftrag/Vertrag vom: [Datum], [Angebots- oder Auftragsnummer]
Leistungsstand zum: [Datum des Aufmaßes]
Für die bis zum [Datum] erbrachten Leistungen stellen wir
gemäß [§ 632a BGB | § 16 Abs. 1 VOB/B] folgenden Abschlag in Rechnung.
Die prüfbare Aufstellung der Leistungen liegt als Anlage bei.
Auftragssumme netto 120.000,00 €
Leistungsstand kumuliert netto 72.000,00 €
(60 % laut Aufstellung)
abzüglich 1. Abschlagsrechnung Nr. [..] - 20.000,00 €
abzüglich 2. Abschlagsrechnung Nr. [..] - 25.000,00 €
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Abschlag netto 27.000,00 €
Umsatzsteuer 19 % 5.130,00 €
Abschlag brutto 32.130,00 €
[nur wenn vertraglich vereinbart:]
abzüglich Sicherheitseinbehalt [..] % - [Betrag]
Zahlbetrag [Betrag]
Zahlbar bis [Datum] ohne Abzug auf [IBAN].
[nur bei Privatkunden:]
Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.
Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und
Zugang dieser Rechnung, kommen Sie in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).
Anlage: Aufstellung der erbrachten Leistungen je Position
(Position, Menge laut Aufmaß, Einheitspreis, Betrag)
Die Zuordnung zum Gesetz, damit du weißt, welche Zeile du nicht weglassen darfst:
Die Anlage ist kein Beiwerk: Nach VOB/B beginnt die Frist von 21 Tagen erst mit dem Zugang der Aufstellung. In der Praxis ist das dein Aufmaß oder eine Liste je Position mit erbrachter Menge.
Als Nachunternehmer für einen anderen Baubetrieb sieht die Rechnung anders aus: Schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG, entfällt die Zeile Umsatzsteuer, und an ihre Stelle tritt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG). Das gilt auch für Abschläge: Nach § 13b Abs. 4 UStG entsteht die Steuer dann mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Teilentgelt vereinnahmt wird. Was dein Auftraggeber dabei wegen der Bauabzugsteuer prüft, steht in Freistellungsbescheinigung prüfen und § 13b.
Einzeln oder kumuliert? Weder § 632a BGB noch § 16 VOB/B schreibt eine Form vor. Die kumulierte Form wie im Muster hat Vorteile: Jeder Abschlag zeigt den ganzen Stand, ein zu hoch angesetzter Stand gleicht sich beim nächsten Abschlag aus, und die Schlussrechnung ist am Ende der letzte Leistungsstand mit allen Abzügen. Wechsle die Methode innerhalb eines Bauvorhabens besser nicht.
Zahlungsplan: Abschläge planen statt suchen
Viele Bauverträge legen die Abschläge vorab fest, § 16 VOB/B spricht ausdrücklich von „vereinbarten Zeitpunkten“. Ein Beispiel, wie so ein Plan aussehen kann:
Die Messlatte nach § 632a BGB bleibt der Wert der erbrachten Leistung: Ist ein Bauabschnitt halb fertig, ist es der Abschlag auch. Beim Verbraucherbauvertrag gilt zusätzlich die Grenze von 90 Prozent. Ob ein Zahlungsplan in deinem Vertrag wirksam vereinbart ist, ist eine Rechtsfrage. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Abschlagsrechnung und Umsatzsteuer
Solange das Werk weder als Ganzes noch in einer vereinbarten Teilleistung ausgeführt ist, entsteht die Umsatzsteuer für einen Abschlag nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht, nicht schon mit dem Rechnungsdatum. Für die Rechnung gelten nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG dieselben Pflichtangaben wie sonst.
In der Schlussrechnung musst du nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abziehen, wenn du über sie Rechnungen gestellt hast. Wie die Abschläge in der Schlussrechnung stehen, mit eigenem Muster, steht in Schlussrechnung: Muster mit Abschlägen. Wie du Abschläge und Anzahlungen buchst, legst du mit deinem Steuerberater fest.
Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern werden zur E-Rechnung, auch Abschlagsrechnungen. Für Bauleistungen genügt es laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026 derzeit, im strukturierten Teil die Gewerke mit ihren Summen zu nennen, wenn die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis als eingebettete Anlage beiliegt und der strukturierte Teil eindeutig darauf hinweist (Rn. 14). Für wen das ab wann gilt und welche Übergangsregeln es für Anzahlungen gibt, steht in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen. Das allgemeine Rechnungsmuster mit und ohne Umsatzsteuer findest du in Rechnungsvorlage kostenlos zum Kopieren.
Was Anton und Peter bei Abschlagsrechnungen übernehmen
Die beiden Rollen unten laufen in meinem eigenen Betrieb. So setzt du sie für Abschläge im Bau ein.
Anton entwirft, ich gebe frei. Laut seiner Seite entsteht die Rechnung „immer im Buchhaltungs-Tool, nie als loses PDF“, und er „finalisiert nie ungefragt“: Selbst auf Zuruf nennt er erst die Folgen, endgültige Rechnungsnummer und Unveränderbarkeit, und will ein klares Ja. Bei mir arbeitet er mit Lexware Office; dort gehören Abschlagsrechnungen und der API-Zugang laut Preisseite zur Version XL, 32,90 Euro im Monat zuzüglich Umsatzsteuer ohne Einführungsrabatt, Stand November 2026. Für Abschläge nach Zahlungsplan beschreibst du Anton den Ablauf einmal: Der Plan steht im Vertrag, zum Termin liegt der Entwurf bereit. Seine Regel „Ohne Preisquelle setzt er keinen Preis“ wird hier zu: ohne Aufmaß kein Leistungsstand. Wie die Anbindung läuft, steht in Lexoffice anbinden: Shop, Bank, DATEV und API, wie eine KI einen Entwurf prüft, in Angebote und Rechnungen mit KI schreiben.
Peter sichtet bei mir Belege und gleicht Kreditkartenabrechnungen ab. In einem Lauf ging seine „eigene Kontrollrechnung“ exakt auf, und eine Position, die nicht passte, blieb bewusst offen. Mit genau dieser Arbeitsweise macht Peter die Gegenprobe vor jeder Freigabe: Ist die Summe aller Abschläge höher als der Leistungsstand? Liegt sie beim privaten Bauherrn über 90 Prozent? Welche gestellten Abschläge sind nicht bezahlt? So richtest du es ein: Ablauf schriftlich beschreiben, Peter lernt ihn im Lesemodus, ihr testet an echten Fällen, du gibst frei. Bleibt ein Abschlag offen, bereitet Peter die Erinnerung vor; wie das Mahnwesen mit KI läuft, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung?
Ein Abschlag bezahlt Leistung, die schon erbracht ist, belegt durch eine Aufstellung. Eine Anzahlung oder Vorauszahlung kommt vor der Leistung; nach § 16 Abs. 2 VOB/B wird sie auf die nächstfälligen Zahlungen angerechnet. Umsatzsteuerlich werden beide wie Anzahlungen behandelt, solange das Werk nicht ausgeführt und keine Teilleistung vereinbart ist.
Wann muss eine Abschlagsrechnung bezahlt werden?
Nach VOB/B wird der Abschlag binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig. Im BGB-Vertrag nennt § 632a keine eigene Frist; für den Verzug gilt § 286 Abs. 3 BGB mit 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang, bei Verbrauchern nur mit Hinweis in der Rechnung.
Brauche ich für Abschlagsrechnungen eine eigene Software?
Nicht unbedingt, aber ein Programm, das Abschläge nummeriert und in der Schlussrechnung verrechnet. In Lexware Office ist das laut Preisseite die Version XL. Was Lexware Office, sevDesk und andere kosten, steht in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen.
Kann eine KI Abschlagsrechnungen schreiben?
Sie kann den Entwurf aus Zahlungsplan und Aufmaß vorbereiten und nachrechnen. Den Leistungsstand stellst du fest, und finalisiert wird nur nach deinem Ja. Welche Rollen sich auf einen Handwerksbetrieb übertragen lassen, steht in KI-Agent für Handwerker: Rollen statt Tools.
Wie du weitermachst
Leg das Muster im Rechnungsprogramm als Vorlage an und führ je Bauvorhaben eine Liste der Abschläge mit Nummer, Netto, Steuer und Zahlungseingang. Dann ist die Schlussrechnung Rechnen statt Suchen. Wenn du wissen willst, ob in deinem Betrieb ein KI-Mitarbeiter die Abschläge vorbereiten kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Und in meinem Newsletter „Aus dem Maschinenraum“ kommt jeden Dienstag ein echter Vorgang aus meinem Büro mit der Regel, nach der ich den zuständigen KI-Mitarbeiter führe. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
Mehr für Bauunternehmen: KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach. Welche Bausoftware Abschläge laut Hersteller verrechnet: Software für Bauunternehmen im Vergleich. Was ein Einbehalt auf Abschläge bedeutet und wie du ihn zurückbekommst: Sicherheitseinbehalt: Höhe, Frist, Rückgabe. Wenn sich die Leistung ändert: Nachtragsangebot: Aufbau, VOB/B und Muster.
