Rechnungsprüfung heißt: Bevor du eine Eingangsrechnung bezahlst, prüfst du sie in drei Schritten. Formell, ob alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG draufstehen, sonst hängt dein Vorsteuerabzug in der Luft. Sachlich, ob du genau das bestellt und bekommen hast, was berechnet wird; dafür legst du die Rechnung neben die Bestellung und den Lieferschein. Rechnerisch, ob Preise, Rabatte, Zuschläge, Umsatzsteuer und Summe stimmen. Erst wenn alle drei passen, gibst du die Zahlung frei, möglichst innerhalb der Skontofrist. Im SHK-Betrieb trifft das vor allem die Rechnungen vom Großhandel, die oft als Sammelrechnung über viele Lieferscheine kommen. Dieselbe Prüfung gilt aber für jeden Betrieb, der Material oder Leistungen einkauft. Wie sie in der Arztpraxis mit Rezept und Sprechstundenbedarf aussieht, steht in Sprechstundenbedarf: Bestellung und Rechnung.
Das ist keine Rechtsberatung. Die Paragrafen sind aus den Gesetzestexten und den E-Rechnungs-FAQ des Bundesfinanzministeriums, abgerufen im November 2026. Was KI-Mitarbeiter sonst im Büro eines SHK-Betriebs übernehmen können, steht in KI im SHK-Handwerk: Angebot, Postfach, Belege.
Rechnungsprüfung in drei Schritten
Die Reihenfolge ist Absicht: Fehlt die Steuernummer, geht die Rechnung zurück, bevor du eine halbe Stunde Positionen vergleichst. Und erst der sachliche Abgleich zeigt, ob eine rechnerisch perfekte Rechnung zehn Fittings zu viel enthält.
Formell: die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Den Vorsteuerabzug bekommst du nur mit einer Rechnung, die den §§ 14 und 14a UStG entspricht (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4, die beim Großhandel zählen:
- vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und deines Betriebs
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände
- Zeitpunkt der Lieferung; nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt der Kalendermonat
- das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und „jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist“, etwa ein vereinbartes Skonto oder ein Bonus
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Drei Erleichterungen. Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro braucht nach § 33 UStDV weniger Angaben, zum Beispiel keinen Empfänger und keine Rechnungsnummer, etwa beim Tankbeleg. Eine Sammelrechnung darf für Menge oder Lieferdatum auf Lieferscheine verweisen, wenn sie diese bezeichnet und die Angaben „leicht und eindeutig nachprüfbar“ bleiben (§ 31 Abs. 1 UStDV); dann gehören die Lieferscheinnummern auf die Rechnung. Und fehlt etwas, kann der Lieferant die Rechnung nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen.
Sachlich: Bestellung, Lieferschein, Rechnung
Das Herzstück der Rechnungsprüfung ist der Abgleich dreier Dokumente: bestellt, laut Lieferschein angekommen, berechnet. Im Einkauf heißt das Drei-Wege-Abgleich. Das Umsatzsteuergesetz kennt den Gedanken: Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung sicherst du nach § 14 Abs. 3 UStG mit innerbetrieblichen Kontrollverfahren, die „einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“ schaffen.
Im SHK-Betrieb ist die Bestellung oft ein Warenkorb im Shop des Großhändlers, der Lieferschein liegt unterschrieben im Transporter. Angenommen, dein Großhändler schickt am Monatsende eine Sammelrechnung über vier Lieferscheine. Die Prüfung sieht dann so aus:
Die Zahlen sind ein Beispiel. Offen sind zusammen 158,40 Euro netto, und Rückstand und fehlende Gutschrift findest du nur mit dem Lieferschein, Nachrechnen allein zeigt sie nicht. Dazu kommen Rechnungen, die doppelt eintreffen, einmal per Mail und einmal auf Papier.
Achte beim Lieferschein auch auf die Zeit. Kaufen zwei Kaufleute voneinander, musst du die Ware nach § 377 HGB unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen und einen Mangel unverzüglich anzeigen, sonst gilt sie als genehmigt. Der Abgleich am Monatsende ersetzt den Blick beim Wareneingang also nicht.
Rechnerisch: Preise, Zuschläge und Skonto
Rechnerisch prüfst du jede Position: Menge mal Einzelpreis abzüglich deines Rabatts, dann Summe, Umsatzsteuer und Brutto. Die Preisquelle ist deine Kondition beim Großhändler, also der Preis aus Warenkorb, Auftragsbestätigung oder Preisliste. Weicht die Rechnung davon ab, ist das ein Fall für die Reklamation, nicht für die Überweisung. Wie Großhandelspreise überhaupt ins Angebot kommen, steht in Datanorm: Großhandelspreise im Angebot.
Beim Skonto zählt die Zeit. Steht auf der Rechnung zum Beispiel „3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“, läuft die Frist ab dem Datum, das die Zahlungsbedingung nennt, oft dem Rechnungsdatum, nicht ab dem Tag, an dem du die Rechnung öffnest. Bleibt eine Rechnung über 2.000 Euro liegen, bis jemand Zeit für die Prüfung hat, kostet dich das 60 Euro. Notiere beim Eingang das Skontodatum und prüfe danach, nicht nach dem Stapel.
Leg außerdem einmal fest, was bei Abweichungen passiert: ab welchem Betrag du reklamierst, wer beim Großhändler anruft, ob du die Zahlung kürzt oder auf eine korrigierte Rechnung wartest.
Prüfliste zum Kopieren
Die Prüfliste folgt den drei Schritten. Kopiere sie in deine Vorlagen oder gib sie als feste Prüfregel weiter, an eine Bürokraft oder an einen KI-Mitarbeiter.
PRÜFLISTE EINGANGSRECHNUNG
Lieferant: [Name]
Rechnungs-Nr.: [Nummer] Datum: [Datum]
Bestellung: [Nr. / Warenkorb vom [Datum]]
Lieferschein(e): [Nr.], [Nr.], [Nr.]
Eingang am: [Datum]
Skonto bis: [Datum] Fällig am: [Datum]
1. FORMELL (§ 14 Abs. 4 UStG)
[ ] Name und Anschrift von Lieferant und Betrieb vollständig
[ ] Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten
[ ] Rechnungsdatum und Rechnungsnummer vorhanden
[ ] Menge und handelsübliche Bezeichnung je Position
[ ] Liefer- oder Leistungszeitpunkt (Monat genügt)
[ ] Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag
[ ] vereinbarte Rabatte, Boni, Skonto genannt
[ ] Lieferscheinnummern auf der Rechnung (Pflicht, wenn sie
auf Lieferscheine verweist)
[ ] Format zulässig (E-Rechnung oder erlaubte sonstige Rechnung)
[ ] Rechnungsnummer noch nicht bezahlt (keine Doppelrechnung)
2. SACHLICH (Bestellung und Lieferschein)
[ ] jede Position bestellt
[ ] jede Position laut Lieferschein angekommen, Menge gleich
[ ] Rückstände nicht berechnet
[ ] Rücksendungen gutgeschrieben
[ ] Kommission oder Baustelle stimmt
3. RECHNERISCH
[ ] Einzelpreis = vereinbarte Kondition
[ ] Menge x Einzelpreis = Positionsbetrag
[ ] Zuschläge (Fracht, Kleinmenge) vereinbart
[ ] Netto + Umsatzsteuer = Brutto
[ ] Skontobetrag richtig berechnet
ERGEBNIS
[ ] passt: zur Zahlung freigegeben von [Name] am [Datum]
[ ] offen: [Position], [Grund], [Betrag netto]
Reklamation an [Ansprechpartner] am [Datum]
Antwort / Gutschrift Nr. [Nummer] am [Datum]
Was die E-Rechnung an der Prüfung ändert
Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, ein normales E-Mail-Postfach genügt. Papier oder, mit deiner Zustimmung, ein PDF dürfen Lieferanten für Umsätze bis Ende 2026 noch schicken, für Umsätze 2027 nur noch, wenn der Lieferant im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach fällt die Übergangsregel weg; Kleinbeträge bis 250 Euro dürfen immer als sonstige Rechnung kommen (§ 33 Satz 4 UStDV). Die Einzelheiten stehen in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen.
Für die Prüfung zählt ein Satz des Bundesfinanzministeriums: Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD bilden die Daten im strukturierten Teil, also im XML, „den führenden Teil“. Weicht das XML vom lesbaren PDF ab, gilt das XML. Prüf eine E-Rechnung deshalb am strukturierten Teil, lesbar gemacht mit einem Viewer, etwa dem der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal.
Nicht nur im SHK-Betrieb
Die drei Schritte sind in jeder Branche dieselben, nur die Dokumente heißen anders.
Was Peter bei der Rechnungsprüfung übernehmen kann
Für Belege habe ich Peter. Er läuft in meinem Betrieb seit dem 19.08.2026, arbeitet in meiner Buchhaltungsoberfläche im Browser, sichtet neu eingegangene Belege, ordnet jedem den Belegtyp zu und gleicht die Kreditkartenabrechnung Position für Position dagegen ab. Das ist derselbe Gedanke wie die Rechnungsprüfung: zwei Quellen nebeneinander, jede Position einzeln. Rechnungen kontrollieren gehört zu seinen Aufgaben: Peter prüft jede Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein, Position für Position, und meldet Abweichungen als offen. So richtest du es ein: Ablauf einmal beschreiben, an echten Rechnungen testen, freigeben.
Drei seiner Regeln passen genau auf die Prüfung:
- Werte nur vom Bildschirm. Beträge, Daten und Belegnummern kommen bei ihm immer vom Bildschirm, nie aus dem Gedächtnis. Passt etwas nicht exakt, meldet er es als offen.
- Lieber offen als passend gemacht. In seinem zweiten Lauf wich eine Position im Betrag leicht von der Abrechnung ab; sie blieb bewusst offen. Seine eigene Kontrollrechnung ging dabei exakt auf.
- Er bucht nicht. Die Abnahme bleibt bei dir und deinem Steuerberater.
Dazu kommt Frieda. Sie läuft ebenfalls in meinem Betrieb, sortiert den Posteingang und Belege vor, bevor diese ins Buchhaltungs-Tool gehen. Bei dir sind das die Rechnungen, die der Großhandel per Mail schickt. Eine Rechnung steuerlich bewerten oder verbuchen macht sie nicht.
Was bei dir bleibt: die Regel, ab welcher Abweichung du reklamierst, der Anruf beim Großhändler, die Freigabe der Zahlung und alles, was die Buchung betrifft. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Die Ablage für geprüfte Rechnungen beschreibt Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD, das Erfassen von Papier Belege scannen per App: 6 Apps im Vergleich, was KI in der Buchhaltung heute kann, KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht.
Häufige Fragen
Was gehört zur Rechnungsprüfung?
Drei Schritte: formell die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, sachlich der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, rechnerisch Preise, Zuschläge, Steuer und Summe. Danach folgt die Freigabe zur Zahlung.
Was passiert, wenn auf einer Rechnung eine Pflichtangabe fehlt?
Dann ist sie keine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, und der Vorsteuerabzug ist nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG gefährdet. Bitte den Lieferanten um eine Berichtigung; nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und die fehlende Angabe nachholt.
Muss die Lieferscheinnummer auf der Rechnung stehen?
Als eigene Pflichtangabe steht sie nicht in § 14 Abs. 4 UStG. Verweist die Rechnung für Menge oder Lieferdatum aber auf Lieferscheine, müssen diese nach § 31 Abs. 1 UStDV in der Rechnung bezeichnet sein. Für deinen Abgleich ist die Nummer ohnehin der schnellste Weg.
Kann man die Rechnungsprüfung automatisieren?
Teilweise. Software und KI-Mitarbeiter können Positionen auslesen, mit Bestellung und Lieferschein abgleichen und Abweichungen auf eine Liste setzen. Was du reklamierst und bezahlst, entscheidest du. Mit E-Rechnungen geht das Auslesen leichter.
Wie du weitermachst
Nimm die letzte Sammelrechnung deines Großhändlers, leg die Lieferscheine daneben und geh sie einmal mit der Prüfliste oben durch. Notiere, was offen bleibt, und schreib deine Regel für Abweichungen auf. Wenn du wissen willst, welche Büroarbeit in deinem Betrieb ein KI-Mitarbeiter vorbereiten kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Wenn du erst mitlesen willst: Im Newsletter „Aus dem Maschinenraum“ kommt jeden Dienstag ein echter Vorgang aus meinem Büro. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
