Ein Arbeitsbericht hält fest, was beim Kunden passiert ist: wer der Kunde ist, wo gearbeitet wurde, an welchem Tag, wie lange, mit welchem Material und welche Tätigkeiten erledigt sind, bestätigt mit der Unterschrift des Kunden. Im Handwerk ist er die Brücke zwischen Einsatz und Rechnung. Was nicht im Bericht steht, landet selten richtig auf der Rechnung, und was drinsteht, kann der Kunde später nachlesen. Eine Arbeitsbericht-Vorlage zum Kopieren findest du weiter unten, mit den Feldern, die im SHK-Kundendienst fehlen, wenn man sie nicht vorher einplant: Gerät, Anlass, offene Punkte. Die wichtigste Regel ist einfach: Der Bericht wird vor der Abfahrt fertig, nicht abends im Büro.
Die Hinweise zur Rechnung stammen aus dem Umsatzsteuer- und dem Einkommensteuergesetz, Stand November 2026. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Was KI-Mitarbeiter sonst im Büro eines SHK-Betriebs übernehmen können, steht in KI im SHK-Handwerk: Angebot, Postfach, Belege.
Was in einen Arbeitsbericht gehört
Sieben Felder trägt jeder Arbeitsbericht im Handwerk, auf Papier wie in der App, und jedes brauchst du später an einer bestimmten Stelle.
Die Unterschrift ist der Grund, warum es den Bericht gibt: Der Kunde hat gesehen, was eingetragen ist, bevor du gefahren bist. Fragt er Wochen später, warum auf der Rechnung zweieinhalb Stunden stehen, zeigst du den Bericht, statt aus dem Gedächtnis zu argumentieren. Das trägt nur, wenn die Einträge konkret und lesbar sind; „Arbeiten erledigt“ hilft dir bei einer Rückfrage wenig.
Arbeitsbericht-Vorlage zum Kopieren
Die Vorlage enthält die sieben Felder und vier Zusatzfelder für den Kundendienst: Anlage, Anlass, Ergebnis und Fotos. Ersetze jede eckige Klammer und leg sie als Datei ab, als Formular in deiner Handwerkersoftware oder ausgedruckt im Wagen.
ARBEITSBERICHT Nr. [AB-2026-0001]
Betrieb: [Name, Anschrift, Telefon]
Auftrag: [Auftrags- oder Kundennummer]
Monteur: [Name] Helfer: [Name]
KUNDE
Name: [Vorname Nachname / Firma]
Anschrift: [Straße, PLZ Ort]
Telefon: [Nummer]
Beauftragt von: [Kunde selbst / Hausverwaltung / Mieter]
EINSATZORT
Adresse: [nur wenn abweichend]
Stelle: [z. B. Heizraum Keller, Bad 1. OG]
Anlage/Gerät: [Hersteller, Typ, Baujahr, Seriennummer]
DATUM UND ARBEITSZEIT
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Anfahrt: [hh:mm] bis [hh:mm] ([km] km)
Arbeit: [hh:mm] bis [hh:mm] Pause: [min]
Personen: [Anzahl]
Stunden gesamt: [Personen x Stunden] Std.
ANLASS
[Was der Kunde gemeldet hat, z. B. "kein Warmwasser seit gestern,
Störung im Display"]
TÄTIGKEITEN
1. [z. B. "Störungsspeicher ausgelesen"]
2. [z. B. "Zündelektrode geprüft, verschlissen, getauscht"]
3. [z. B. "Probelauf, Anlage läuft"]
MATERIAL
Menge Einheit Artikel, Art.-Nr. Herkunft
[1] [Stk] [Zündelektrode, Nr. ...] [Wagen / bestellt]
[1] [Stk] [Dichtung, Nr. ...] [Wagen / bestellt]
ERGEBNIS
[ ] erledigt
[ ] nicht erledigt, weil: [...]
Offene Punkte, Empfehlung: [z. B. "Vordruck Ausdehnungsgefäß
zu niedrig, Angebot folgt"]
Fotos: [Anzahl], abgelegt unter [Auftragsnummer]
BESTÄTIGUNG
Arbeiten, Zeiten und Material wie oben aufgeführt.
Kunde: ______________________ [Name in Druckschrift]
Monteur: ______________________ [Name in Druckschrift]
Ort, Datum: [....................]
Zwei Hinweise. Lass Felder, die du heute nicht brauchst, in der Vorlage stehen, statt sie zu streichen; sonst fehlen sie beim nächsten Einsatz. Und schreib Arbeitszeit immer als Uhrzeit von bis, nicht als „ca. 2 Std.“: Daraus rechnet die Rechnung, und daran misst der Kunde.
So füllst du den Arbeitsbericht aus
Die meisten Rückfragen aus dem Büro kommen von denselben fünf Stellen.
- Tätigkeiten beobachtbar formulieren. „Umwälzpumpe getauscht, Anlage entlüftet“ statt „Heizung repariert“. Wer den Bericht liest, soll wissen, was du gesehen und getan hast.
- Material sofort eintragen. Am leichtesten vergessen wird, was aus dem Wagen kommt. Ein Foto vom Etikett reicht für die Artikelnummer, eintragen kannst du sie im Büro.
- Anfahrt getrennt halten. Ob du sie nach Zeit oder pauschal berechnest, legt deine Preisliste fest, nicht der Bericht.
- Offene Punkte ehrlich aufschreiben. „Nicht erledigt, Ersatzteil bestellt“ ist eine vollständige Auskunft. Aus der Empfehlung wird später ein Angebot.
- Unterschrift vor der Abfahrt. Ist der Auftraggeber nicht da, etwa bei einer Hausverwaltung, schreib auf, wer dich reingelassen hat, und mach Fotos vom Ergebnis.
Für Wartungen lohnt ein eigenes Formular mit festen Prüfpunkten. Wie ein Wartungsvertrag für die Heizung aufgebaut ist, steht in Wartungsvertrag Heizung: Vorlage für Betriebe.
Arbeitsbericht, Stundenzettel, Regiebericht: der Unterschied
Drei Papiere werden im Handwerk gern verwechselt, weil auf allen dreien Stunden stehen.
Viele Betriebe führen Arbeitsbericht und Stundenzettel für Handwerker auf einem Blatt. Das geht, solange klar ist, welche Zeile auf die Rechnung kommt. Die Fahrt zum Großhandel oder die halbe Stunde Aufräumen in der Werkstatt gehört auf den Stundenzettel, nicht in den Bericht beim Kunden.
Vom Arbeitsbericht zur Rechnung
Aus einem guten Bericht schreibst du die Rechnung fast nur noch ab. Vier Stellen:
- Leistungsdatum. Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG den Zeitpunkt der Leistung nennen. Das Datum aus dem Bericht ist dieser Zeitpunkt.
- Art und Umfang. Nach Nr. 5 gehört „der Umfang und die Art der sonstigen Leistung“ auf die Rechnung. Das sind deine Tätigkeiten und Stunden.
- Arbeitskosten getrennt. Privatkunden können nach § 35a Abs. 3 EStG für Handwerkerleistungen 20 Prozent der Aufwendungen von ihrer Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 Euro im Jahr, und zwar nach Abs. 5 nur für Arbeitskosten, mit Rechnung und Zahlung auf dein Konto. Stehen Arbeitszeit und Material im Bericht getrennt, entsteht die Trennung auf der Rechnung ohne Rekonstruieren. Mehr dazu in Angebote im Handwerk automatisieren.
- Frist. Für Leistungen an ein Unternehmen und für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatleute musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). An Unternehmen geht sie als E-Rechnung, mit Übergangsregeln; die Termine stehen in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen.
Alle Pflichtangaben einer Rechnung mit Vorlage findest du in Rechnungsvorlage kostenlos zum Kopieren.
Den Arbeitsbericht per Sprachnachricht diktieren
Viele Berichte scheitern nicht am Formular, sondern an kalten Fingern und dem nächsten Termin. So geht es schneller: Der Monteur spricht den Bericht vor der Abfahrt als Sprachnachricht ein, eine KI macht daraus den Bericht in deiner Vorlage, der Monteur liest gegen, der Kunde bestätigt. Ich diktiere selbst meine Aufträge an Claude und an meine KI-Mitarbeiter, von April bis Mitte Oktober 2026 waren es 2.794 Diktate. Dass dabei Namen schief ankommen, kommt vor; im Arbeitsbericht sind genau das die Stellen, die der Monteur prüft.
Ein Beispiel für so ein Diktat: „Kunde Müller, Gartenstraße 12, kein Warmwasser, Störung im Display. Ich war von zehn nach acht bis zehn vor zehn da, Anfahrt zwanzig Minuten. Zündelektrode verschlissen, getauscht, Elektrode und Dichtung aus dem Wagen. Läuft wieder. Vordruck vom Ausdehnungsgefäß zu niedrig, Kunde will ein Angebot.“ Daraus wird ein Bericht mit allen Feldern; was fehlt, etwa Seriennummer und Artikelnummern, ist als offen markiert, statt geraten zu werden. Wichtig sind die Regeln im Auftrag an die KI:
Du bekommst das Transkript einer Sprachnachricht eines Monteurs.
Fülle damit die Arbeitsbericht-Vorlage unten aus.
Regeln:
- Übernimm nur, was im Transkript steht. Erfinde keine Zeiten,
Mengen, Artikel oder Tätigkeiten.
- Schreib Uhrzeiten als hh:mm bis hh:mm. Rechne Stunden nur aus
Uhrzeiten, die genannt sind.
- Fehlt eine Angabe, schreib [OFFEN: ...] in das Feld.
- Unsichere Wörter (Namen, Gerätetyp, Artikel) markierst du mit
[PRÜFEN: ...], statt sie zu raten.
- Keine Preise. Der Bericht enthält Zeiten und Material, keine Beträge.
Vorlage:
[Vorlage einfügen]
Transkript:
[Transkript einfügen]
Wie das Diktat auf dem Handy zu Text wird, steht in Sprachaufnahmen transkribieren am Handy, wie du direkt in Claude oder ChatGPT diktierst, in Prompts diktieren in Claude und ChatGPT. Zwei Grenzen bleiben: Name und Adresse des Kunden gehen an den KI-Anbieter, welche Daten das dürfen, klärt KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. Und bestätigt wird der fertige Bericht, nicht das Diktat, in der App oder auf Papier. Manche SHK-Software bringt Arbeitsberichte per Sprache laut Hersteller schon mit: SHK-Software im Vergleich: Preise und KI.
Was nach dem Bericht passiert: Frieda und Anton
Den Bericht schreibt der Monteur. Was danach im Büro passiert, können zwei KI-Mitarbeiter aus meinem eigenen Betrieb vorbereiten.
Frieda sortiert meinen Posteingang in vier Stapel, Sofort, Heute, Kann warten und Papierkorb, plus einen fünften für Fälle, die meine Einschätzung brauchen, und sie sortiert Belege vor. Kommen Arbeitsberichte per Mail ins Büro, als Foto vom Papier oder als PDF aus der App, sortiert Frieda sie nach deiner Beschreibung: Bericht mit Unterschrift in den Stapel Heute, Bericht ohne Unterschrift oder mit offenen Punkten in den Stapel für dich. Belege sind bei ihr eine Durchgangsstation, kein Archiv; wie die Ablage danach aussieht, steht in Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD.
Anton legt bei mir nach einer Zusage Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwurf in Lexware Office an, für Coaching und Begleitung, nicht für einen Heizungskeller. Für die Rechnung aus einem unterschriebenen Arbeitsbericht beschreibst du ihm den Ablauf einmal. Seine festen Regeln passen genau darauf:
- Die Rechnung entsteht immer im Buchhaltungs-Tool, nie als loses PDF. Fortlaufende Nummer, GoBD-Unveränderbarkeit und E-Rechnungsformate übernimmt das Tool, nicht Anton.
- Ohne Preisquelle setzt er keinen Preis. Stundensatz, Anfahrt und Materialpreise kommen aus deiner Preisliste. Findet er zwei Preise für dieselbe Leistung, listet er beide mit Quelle und fragt nach.
- Er finalisiert nie ungefragt. Selbst auf Zuruf nennt er erst die Folgen und will ein klares Ja.
Eine Regel schreibst du für diesen Ablauf dazu: Stunden und Material nur aus dem Bericht, keine Schätzung. Steht im Bericht keine Endzeit, meldet Anton die Lücke, statt eine Stunde anzusetzen. Was eine KI beim Erstellen von Rechnungen sonst übernimmt, steht in Angebote und Rechnungen mit KI schreiben, welche Rollen sich auf einen Handwerksbetrieb übertragen lassen, in KI-Agent für Handwerker: Rollen statt Tools. Wie du Rechnungen vom Großhandel prüfst, steht in Rechnungsprüfung im Betrieb: die Prüfschritte.
Was bei dir bleibt: wie der Bericht in deinem Betrieb aussieht, deine Preise, jede Kulanz und die Freigabe jeder Rechnung. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Arbeitsbericht?
Kunde, Einsatzort, Datum, Arbeitszeit von bis, Material mit Menge und Artikel, die erledigten Tätigkeiten und die Unterschrift von Kunde und Monteur. Im Kundendienst kommen Anlage oder Gerät, der Anlass des Einsatzes und offene Punkte dazu.
Muss der Kunde den Arbeitsbericht unterschreiben?
Für deinen Nachweis holst du die Unterschrift, wann immer es geht, vor der Abfahrt. Ist der Auftraggeber nicht vor Ort, notierst du, wer dich reingelassen hat, und machst Fotos vom Ergebnis.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbericht und Stundenzettel?
Der Arbeitsbericht gehört zu einem Einsatz beim Kunden und ist die Grundlage der Rechnung. Der Stundenzettel erfasst die Arbeitszeit eines Mitarbeiters über alle Einsätze hinweg, auch Werkstatt und Fahrten, und dient der Lohnabrechnung.
Kann eine KI den Arbeitsbericht schreiben?
Sie kann aus einer Sprachnachricht einen Entwurf in deiner Vorlage machen und fehlende Angaben markieren. Prüfen muss ihn der Monteur, bestätigen der Kunde, und was nicht gesagt wurde, ergänzt sie nicht.
Wie du weitermachst
Nimm die Vorlage, leg sie in deine App oder druck sie für den Wagen aus, und lass die nächsten zehn Einsätze damit laufen. Danach zählst du, wie viele Rechnungen du ohne Rückfrage beim Monteur schreiben konntest. Wenn du wissen willst, welche Büroarbeit in deinem Betrieb ein KI-Mitarbeiter vorbereiten kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Und wenn du erst mitlesen willst: In meinem Newsletter „Aus dem Maschinenraum“ kommt jeden Dienstag ein echter Vorgang aus meinem Büro mit der Regel, nach der ich den zuständigen KI-Mitarbeiter führe. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche. Was du außerdem für den Steuerberater vorbereitest, steht in Buchhaltung für Handwerker vorbereiten. Wie dieselben Rollen im Bauunternehmen aussehen, steht in KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach.
