Die Rechnung als Immobilienmakler schreibst du, wenn der Kaufvertrag zustande gekommen ist, in der Praxis also nach dem Notartermin: Erst dann schuldet der Auftraggeber die Provision (§ 652 BGB). Bei der Halbteilung zwischen Käufer und Verkäufer einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses sind es zwei Rechnungen über denselben Betrag. Auf jede gehören die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG und 19 Prozent Umsatzsteuer auf die Provision, an Privatleute zusätzlich ein Hinweis, dass sie die Rechnung zwei Jahre aufbewahren müssen. Danach beginnt die Buchhaltung für Immobilienmakler: Zahlungseingang prüfen, offene Provisionen nachhalten, Belege für Portale, Auto und Fotos sammeln und den Monat für den Steuerberater ordnen.
Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Grundlage sind BGB, UStG, der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE), die Abgabenordnung und die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV), Stand November 2026. Die Rollen am Ende laufen in meinem Betrieb, und so setzt du sie im Maklerbüro ein.
Wann die Provision entsteht und die Rechnung rausgeht
§ 652 BGB knüpft den Maklerlohn an den Erfolg: Der Auftraggeber ist nur zur Zahlung verpflichtet, „wenn der Vertrag infolge des Nachweises oder infolge der Vermittlung des Maklers zustande kommt“. Ein Kaufvertrag über ein Grundstück „bedarf der notariellen Beurkundung“ (§ 311b Abs. 1 BGB), für Haus und Wohnung ist also der Notartermin der Stichtag. Vorher gibt es nichts abzurechnen, auch wenn die Reservierung steht und die Finanzierung zugesagt ist.
Zwei Punkte entscheiden über den genauen Termin:
- Aufschiebende Bedingung. Steht im Kaufvertrag eine aufschiebende Bedingung, „so kann der Maklerlohn erst verlangt werden, wenn die Bedingung eintritt“ (§ 652 Abs. 1 Satz 2 BGB).
- Fälligkeit. Steht im Maklervertrag kein Zahlungstermin, kannst du die Provision nach § 271 BGB sofort verlangen. Was du vereinbart hast, gilt vor.
Als Zeitpunkt der Leistung (Pflichtangabe Nr. 6) setzt du nach meiner Lesart den Tag, an dem der Kaufvertrag zustande kam. Bei bedingten Verträgen legst du ihn mit deinem Steuerberater fest.
Halbteilung: zwei Rechnungen, gleicher Betrag
Welche Provision wer zahlen darf, steht im Abschnitt zum Maklervertrag in KI für Immobilienmakler: Exposé, Anfragen. Hier zählt, was daraus für die Rechnung folgt.
Du arbeitest für beide Seiten. Lässt du dir von Käufer und Verkäufer einer Wohnung oder eines Einfamilienhauses Provision versprechen, dann nur „in gleicher Höhe“ (§ 656c Abs. 1 BGB). Du schreibst also zwei Rechnungen mit demselben Betrag, jede an ihren Vertragspartner. Erlässt du einer Seite etwas, „wirkt [das] auch zugunsten des jeweils anderen Vertragspartners“. Ein Nachlass für den Verkäufer gilt damit auch für den Käufer.
Nur eine Seite hat dich beauftragt. Übernimmt die andere Seite per Vereinbarung einen Teil, wird dieser Teil erst fällig, wenn dein Auftraggeber gezahlt hat und „sie oder der Makler einen Nachweis hierüber erbringt“ (§ 656d Abs. 1 Satz 2 BGB). Ob die andere Seite eine eigene Rechnung oder eine Zahlungsaufforderung ohne Steuerausweis bekommt, legst du mit deinem Steuerberater fest. Hinweis fürs Gespräch: Ihr Anteil kann Entgelt von dritter Seite für deine Leistung an den Auftraggeber sein (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG), und doppelt ausgewiesene Umsatzsteuer kann doppelt geschuldet sein (§ 14c UStG).
Beide Regeln gelten nach § 656b BGB nur, wenn der Käufer Verbraucher ist. Kauft eine Firma, entfällt die Halbteilung, die Pflichten aus dem Umsatzsteuerrecht bleiben.
Pflichtangaben auf der Rechnung als Immobilienmakler
Berechnest du Umsatzsteuer, musst du für die Vermittlung beim Grundstücksverkauf auch Privatleuten eine Rechnung schreiben, und zwar innerhalb von sechs Monaten (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Der UStAE zählt zu diesen Leistungen ausdrücklich die „Vermittlungsleistungen der Makler bei Grundstücksveräußerungen oder Vermietungen“ (Abschnitt 14.2 Abs. 3).
Zu Nummer 9: Ist der Empfänger kein Unternehmer, muss er die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG), und darauf muss deine Rechnung hinweisen.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Die Grenze nach § 19 UStG: Umsatz im Vorjahr bis 25.000 Euro, im laufenden Jahr bis 100.000 Euro. Die Rechnung nennt die Provision in einer Summe und den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Ob du die Regel nutzt, entscheidest du mit dem Steuerberater. Wie die Rechnung dann aussieht, zeigt Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.
Muster: Rechnung zur Maklerprovision an den Käufer
Alles in eckigen Klammern ersetzt du. Die Zahlen sind ausgedacht und nachgerechnet: Kaufpreis 400.000 Euro, je Seite 3,00 Prozent netto vereinbart. Das ist keine Empfehlung für eine Höhe, die steht in deinem Maklervertrag. Die Rechnung an den Verkäufer sieht gleich aus, mit seinem Namen und eigener Nummer.
[Name des Maklerbüros]
[Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort]
Steuernummer [Nummer] oder USt-IdNr. [Nummer]
[Vor- und Nachname des Käufers]
[Straße und Hausnummer], [PLZ und Ort]
RECHNUNG Nr. [JJJJ-NNN]
Rechnungsdatum [TT.MM.JJJJ]
Leistung Nachweis und Vermittlung des Kaufvertrags über
[Eigentumswohnung / Einfamilienhaus],
[Anschrift des Objekts]
Maklervertrag vom [TT.MM.JJJJ]
Kaufvertrag beurkundet am [TT.MM.JJJJ], Notar [Name],
UR-Nr. [Nummer]
Leistungszeitpunkt [TT.MM.JJJJ]
Kaufpreis [400.000,00 EUR]
Maklerprovision laut Maklervertrag,
[3,00] % aus [400.000,00 EUR] [12.000,00 EUR]
Umsatzsteuer 19 % [2.280,00 EUR]
Rechnungsbetrag [14.280,00 EUR]
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis [TT.MM.JJJJ]
auf IBAN [IBAN], Verwendungszweck [Rechnungsnummer].
[Nur wenn der Käufer nach § 656d BGB einen Teil übernommen hat:
Form mit dem Steuerberater klären; fällig erst, wenn die
Zahlung der Verkäuferseite nachgewiesen ist.]
Hinweis: Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit
und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).
Sie sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine
andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren
(§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Nachgerechnet: 3 Prozent von 400.000 Euro sind 12.000 Euro, 19 Prozent davon 2.280 Euro, zusammen 14.280 Euro, das sind 3,57 Prozent des Kaufpreises. Die allgemeine Vorlage für andere Leistungen steht in Rechnungsvorlage kostenlos zum Kopieren.
E-Rechnung, wenn eine Firma zahlt
Ist dein Auftraggeber eine GmbH, ein Bauträger oder ein anderes inländisches Unternehmen, ob Käufer oder Verkäufer, stellst du ihm die Provision als E-Rechnung aus, im Format XRechnung oder ZUGFeRD (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG erlaubt Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF noch für Umsätze bis 31.12.2026; für Umsätze 2027 nur bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Rechnungen an Privatleute bleiben normale Rechnungen. Umgekehrt dürfen Portale und Dienstleister dir als Unternehmer E-Rechnungen ohne deine Zustimmung schicken (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Fristen und Ausnahmen im Einzelnen: E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen.
Zahlungseingang, offene Provision und Mahnung
Nach dem Versand zählen drei Daten je Rechnung: fällig ab, Zugang, bezahlt am.
Verzug. Bei einem Verbraucher tritt Verzug nach 30 Tagen nur ein, wenn die Rechnung „auf diese Folgen … besonders hingewiesen“ hat (§ 286 Abs. 3 BGB), deshalb steht der Satz im Muster. Ohne Hinweis brauchst du eine Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1). Ab Verzug kannst du Zinsen verlangen, fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Firmen neun Prozentpunkte und 40 Euro Pauschale (§ 288 BGB).
Umsatzsteuer vor dem Geld. Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG), nicht erst mit der Zahlung. Bei einer offenen Provision von 14.280 Euro sind das 2.280 Euro, die du vorstrecken könntest. Ob die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG für dich passt (Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro), klärst du mit deinem Steuerberater.
Mahnen. Das Mahnwesen übernimmt Peter: Er gleicht offene Provisionen gegen Zahlungen ab und bereitet die Erinnerungen vor. Wie Erinnerung und Mahnung aufgebaut sind, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI.
Belege im Maklerbüro und der Monatsordner
Beispiele für Belege im Maklerbüro: Rechnungen der Immobilienportale, Tankbelege, Werkstatt und Leasing fürs Auto, Fotograf, Drohnenaufnahmen und Grundrisse, Exposé-Druck, Grundbuchauszüge, Software und Telefon. Wie du sie laufend erfasst, statt sie im Dezember zu suchen, steht in Belege scannen per App: 6 Apps im Vergleich und Belege digital verwalten: Belegablage nach GoBD. Ob du das Auto über ein Fahrtenbuch oder pauschal abrechnest, ist eine Frage für deinen Steuerberater, genauso die Gewerbesteuer.
Rechnungen hebst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG), Buchungsbelege ebenso, Bücher und Jahresabschlüsse zehn, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs (§ 147 Abs. 3 AO). Dazu kommt das Maklerrecht: Ab der Annahme eines Auftrags verlangt § 10 MaBV Aufzeichnungen über Auftraggeber, vereinbartes und entrichtetes Entgelt sowie Objektdaten wie Lage, Größe, Kaufpreis und Veräußerer. Diese Unterlagen bleiben nach § 14 MaBV fünf Jahre in den Geschäftsräumen. Eine jährliche Pflichtprüfung schreibt § 16 MaBV nur Bauträgern und Baubetreuern vor; Makler kann die Behörde „aus besonderem Anlaß“ prüfen lassen.
Eine Gliederung für den Monat, die du mit deinem Steuerberater abstimmst:
Maklerbüro [Name], Monat [MM/JJJJ]
Stand: [Datum], zusammengestellt von [Name]
1 Ausgangsrechnungen
Nr. | Datum | Objekt | an Käufer/Verkäufer | Netto | USt | Brutto | bezahlt am
Summe Ausgangsrechnungen [EUR] = Erlöse laut Programm [EUR]? [ja / Differenz]
2 Offene Provisionen
Nr. | fällig seit | Verzugshinweis auf der Rechnung? [ja/nein]
| erinnert am | nächster Schritt
3 Eingangsrechnungen und Belege
3.1 Portale (Inserate, Pakete)
3.2 Fahrzeug (Tanken, Werkstatt, Leasing)
3.3 Fotos, Drohne, Grundrisse, Exposé-Druck
3.4 Unterlagen zum Objekt (Grundbuchauszug, Kopien),
weiterberechnet? [ja/nein]
3.5 Büro, Software, Telefon
4 Kartenabrechnung [Monat]
[Zahl] Positionen, davon mit Beleg [Zahl], offen: [Liste]
5 Bankkonto
Zahlungen ohne Beleg: [Liste]
6 Fragen an den Steuerberater
[z. B. Gewerbesteuer-Vorauszahlung, Fahrzeug, Soll- oder Ist-Versteuerung]
Nicht für den Steuerberater, bleibt im Büro:
MaBV-Aufzeichnungen je Auftrag (§ 10 MaBV)
Wie die Belege in DATEV landen, steht in DATEV-Anbindung: 3 Wege, Kosten, Einrichtung, welche Programme Rechnung und Ablage zusammen können, in Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen. Was die Maklersoftware selbst abdeckt, vergleicht Software für Immobilienmakler im Vergleich.
Was Anton und Peter übernehmen
Anton, Ausgangsrechnungen. Anton läuft in meinem eigenen Betrieb. Sagt ein Kunde zu, erstellt er Kontakt, Angebot und Rechnung als Entwürfe in Lexware Office. Ein loses PDF gibt es bei ihm nicht, die Rechnung entsteht im Buchhaltungsprogramm, das auch Nummer und Unveränderbarkeit sichert. Finalisieren will er nur mit einem klaren Ja von mir, vorher nennt er die Folgen. Einen Preis, für den er keine Quelle hat, setzt er nicht. Im Maklerbüro baut er nach dem Notartermin aus Maklervertrag und Urkunde zwei Entwürfe mit derselben Provision, Käufer und Verkäufer, und du gibst frei. Bei mir beginnt sein Ablauf beim Erstgespräch; für die Provisionsrechnung beschreibst du ihn einmal und spielst ihn an einem schon abgerechneten Verkauf durch. Mehr in Angebote und Rechnungen mit KI schreiben.
Peter, Belege. Seit dem 19.08.2026 arbeitet Peter bei mir: Neu eingegangene Belege sichtet er, setzt den passenden Belegtyp, legt die Kreditkartenabrechnung Zeile für Zeile daneben und meldet jede Abweichung. Er bucht nicht, die Abnahme bleibt bei mir und meinem Steuerberater. Im Maklerbüro sind das Portalrechnungen, Tankbelege und die Rechnung des Fotografen. Außerdem lädt er jeden Monat meine Belege nach DATEV hoch. Den Monatsordner stellt er zusammen und prüft offene Provisionen gegen das Konto; du beschreibst den Ablauf, testest und gibst frei. Der Steuerberater gehört dazu: Übergabeformat, Verantwortungsgrenzen und Prüfschritte legt ihr gemeinsam fest. Mehr in KI-Buchhaltung: was heute wirklich geht.
Häufige Fragen
Wann darf ich als Makler die Provision in Rechnung stellen?
Wenn der Kaufvertrag infolge deines Nachweises oder deiner Vermittlung zustande gekommen ist, beim Immobilienkauf also mit der Beurkundung. Bei einer aufschiebenden Bedingung erst, wenn sie eintritt.
Muss ich bei der Halbteilung zwei Rechnungen schreiben?
Ja. Jede Seite ist dein Vertragspartner und bekommt eine eigene Rechnung mit eigener Nummer, beide über denselben Betrag.
Muss ich Privatkunden eine Rechnung über die Maklerprovision schreiben?
Wenn du Umsatzsteuer berechnest, ja, innerhalb von sechs Monaten, weil die Vermittlung beim Grundstücksverkauf als Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt. Auf die Rechnung gehört der Hinweis, dass der Empfänger sie zwei Jahre aufbewahren muss.
Welche Unterlagen braucht der Steuerberater vom Makler?
Ausgangsrechnungen mit Zahlungsstand, Eingangsrechnungen nach Art sortiert, Kartenabrechnung und Kontoauszug mit den offenen Posten, dazu deine Fragen. Die Form legst du mit ihm fest.
Wie du weitermachst
Leg deine letzte Provisionsrechnung neben das Muster und prüf drei Dinge: ob der Hinweis zur zweijährigen Aufbewahrung draufsteht, ob die Verzugsfolge für Privatkunden genannt ist und ob beide Hälften wirklich gleich hoch sind. Danach speicherst du sie als Vorlage im Programm. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche. Für die eigene Seite des Büros: Website für Immobilienmakler: selbst bauen. Gefunden werden: SEO für Immobilienmakler: Google und KI-Suche. Neue Aufträge über Empfehlungen: Marketing für Immobilienmakler: Empfehlungen.
