Eine Handwerkerrechnung ist nach dem Gesetz mit der Abnahme fällig: „Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten“ (§ 641 Abs. 1 BGB). Ist der Auftrag ein Bauvertrag, etwa eine Dachsanierung, braucht es zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Eine gesetzliche Zahlungsfrist von 14 oder 30 Tagen gibt es nicht. Die 30 Tage aus § 286 Abs. 3 BGB regeln etwas anderes: Spätestens dann kommt der Kunde ohne Mahnung in Verzug, ein Privatkunde aber nur, wenn deine Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Sonst bringt ihn erst eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Ab Verzug schuldet er Zinsen, bei Privatkunden 5, bei Geschäftskunden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Und die Forderung verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden ist. Unten stehen der Hinweistext für die Rechnung, eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung zum Abtippen.
Die Paragrafen stammen aus dem BGB und der VOB/B, Stand November 2026. Das ist keine Rechtsberatung. Die Beispiele kommen vom Dach, das Prinzip gilt für jedes Gewerk. Was KI-Mitarbeiter sonst im Büro eines Dachdeckerbetriebs übernehmen, steht in KI für Dachdecker: Angebot, Aufmaß, Postfach.
Handwerkerrechnung: Zahlungsfrist und Fälligkeit
Fällig heißt: Du darfst das Geld verlangen. Wann das ist, hängt an der Art des Vertrags.
Bauvertrag ist nach § 650a BGB auch die Wiederherstellung oder der Umbau eines Teils eines Bauwerks, eine Instandhaltung nur, wenn sie „von wesentlicher Bedeutung“ ist. Die VOB/B ist kein Gesetz; sie gilt nur, wenn ihr sie vereinbart habt. Die Fristen der VOB/B für die Schlussrechnung selbst stehen in Schlussrechnung: Muster mit Abschlägen.
Und das Zahlungsziel auf der Rechnung? „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ gibt dem Kunden Zeit, die du ihm zusagst. Mahne deshalb nicht vorher.
Ab wann der Kunde in Verzug ist
§ 286 BGB kennt drei Wege in den Verzug:
- Mahnung nach Fälligkeit. „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug“ (Abs. 1). Eine Mahnung vor der Fälligkeit zählt nicht.
- Vereinbarter Termin. Ohne Mahnung geht es, wenn für die Zahlung „eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist“ oder sich die Frist ab einem Ereignis nach dem Kalender berechnen lässt (Abs. 2 Nr. 1 und 2). Gemeint ist ein Termin, den ihr vereinbart habt, etwa schon im angenommenen Angebot. Ein Datum, das du erst auf die Rechnung schreibst, hat diese Wirkung nicht automatisch.
- 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Spätestens dann ist der Kunde in Verzug (Abs. 3). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, „wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist“.
Dachdecker arbeiten oft für Privatleute. Der Hinweis gehört deshalb in deine Rechnungsvorlage, nicht erst in die Mahnung:
Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB: Sie kommen spätestens in Verzug,
wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und
Zugang dieser Rechnung zahlen. Ab Verzug fallen Verzugszinsen an.
Was sonst auf eine Handwerkerrechnung gehört, steht in Rechnungsvorlage kostenlos zum Kopieren, zur E-Rechnung an Geschäftskunden in E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Ausnahmen.
Verzugszinsen und Pauschale
Ab Verzug ist eine Geldschuld zu verzinsen (§ 288 BGB). Den Basiszinssatz gibt die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli bekannt; seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent (Stand: November 2026).
Ein Beispiel: Eine Dachreparatur über 4.800 Euro für einen Privatkunden ist 30 Tage im Verzug. 4.800 × 6,52 % × 30 / 365 ergibt 25,72 Euro Zinsen. Ob du sie verlangst, ist eine Frage der Kundenbeziehung.
Ist die VOB/B vereinbart, kannst du bei Fälligkeit eine angemessene Nachfrist setzen; nach ihrem Ablauf gilt der Zinssatz aus § 288 Abs. 2 BGB, ohne Nachfrist spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung. Ist eine solche Frist erfolglos verstrichen, darfst du die Arbeit bis zur Zahlung einstellen (§ 16 Abs. 5 Nr. 3 und 4 VOB/B).
Kunde zahlt die Handwerkerrechnung nicht wegen Mängeln
Oft steckt hinter der offenen Rechnung eine Reklamation. Das Gesetz erlaubt dem Kunden, nach der Fälligkeit „die Zahlung eines angemessenen Teils der Vergütung“ zu verweigern, wenn er die Beseitigung eines Mangels verlangen kann; angemessen ist „in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung des Mangels erforderlichen Kosten“ (§ 641 Abs. 3 BGB). Behält ein Kunde also 600 Euro wegen einer undichten Anschlussstelle ein, ist eine Mahnung über den vollen Betrag der falsche erste Schritt. Kläre den Mangel, und mahne den Rest, wenn er unstreitig ist.
Nimmt der Kunde gar nicht ab, kannst du ihm nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzen. Verweigert er sie nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen. Bei Verbrauchern nur, wenn du ihn zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folgen hingewiesen hast (§ 640 Abs. 2 BGB). Wie du die Abnahme festhältst, steht in Abnahmeprotokoll im Handwerk: Vorlage, Mängel.
Zahlungserinnerung und Mahnung: Vorlage für die Handwerkerrechnung
Die erste Nachricht ist eine Erinnerung, keine Drohung. Alles in eckigen Klammern ersetzt du; die Vorlagen stehen in der Du-Form, nimm die Anrede, die du mit dem Kunden pflegst.
Betreff: Rechnung [Nummer] vom [Datum], Dachsanierung [Straße]
Hallo [Name],
nach der Abnahme am [Datum] habe ich dir die Rechnung [Nummer]
über [Betrag] Euro geschickt. Bis heute sehe ich keinen Eingang.
Vielleicht ist sie untergegangen, deshalb hängt sie noch einmal an.
Bitte überweise den Betrag bis [neues Datum] auf [IBAN].
Hast du schon gezahlt, ist diese Mail erledigt. Passt etwas an der
Rechnung oder an der Arbeit nicht, ruf mich an: [Telefon].
Viele Grüße
[Name]
Kommt darauf nichts, folgt die Mahnung. Sie muss nach Fälligkeit kommen und klar zur Zahlung auffordern; eine bestimmte Form oder Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor.
Betreff: Mahnung zur Rechnung [Nummer] vom [Datum]
Hallo [Name],
die Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro für die Arbeiten an
[Objekt] ist seit dem [Fälligkeitsdatum] fällig. Auf meine
Erinnerung vom [Datum] ist keine Zahlung eingegangen.
Ich fordere dich auf, [Betrag] Euro bis zum [Datum, z. B. in
10 Tagen] auf [IBAN] zu überweisen.
[Optional:] Seit dem [Datum] befindest du dich in Verzug. Ich
berechne Verzugszinsen in Höhe von [5 bzw. 9] Prozentpunkten über
dem Basiszinssatz nach § 288 BGB.
[Nur bei Geschäftskunden, optional:] Dazu kommt die Pauschale von
40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB.
Gibt es einen Grund, warum du nicht zahlst, melde dich bis zu
diesem Datum bei mir.
[Name], [Firma]
Bleibt auch die Mahnung ohne Antwort, folgt das gerichtliche Mahnverfahren; den Mahnbescheid beantragst du über das Portal der Mahngerichte, online-mahnantrag.de. Wie die einzelne Mail aufgebaut ist, steht in Geschäftsmails schreiben: mit oder ohne KI, weitere Vorlagen in E-Mail-Vorlagen geschäftlich: 8 Beispiele.
Handwerkerrechnung: Verjährung
Der Werklohn verjährt in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von Kunde und Umständen weißt (§ 199 Abs. 1 BGB). Wird deine Rechnung im Jahr 2026 fällig, endet die Frist in der Regel am 31.12.2029. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie unter anderem durch eine Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB). Bei alten Forderungen lohnt deshalb im Herbst ein Blick aufs Jahresende. Für Arztpraxen gilt die GOÄ: Arztrechnung: Verjährung und Mahnung.
Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB, kurz
Bei Bauverträgen kannst du vom Auftraggeber eine Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung verlangen, plus 10 Prozent für Nebenforderungen, auch noch nach der Abnahme (§ 650f Abs. 1 BGB). Stellt er sie trotz angemessener Frist nicht, darfst du die Leistung verweigern oder kündigen (Abs. 5). Nicht gilt das gegenüber einem Verbraucher beim Verbraucherbauvertrag, also Neubau oder erheblichem Umbau (§ 650f Abs. 6 Nr. 2, § 650i BGB).
Was Peter, Sonja und Frieda vorbereiten
Das Mahnwesen übernimmt Peter; Sonja und Frieda arbeiten ihm zu. Warum sich Automatisieren erst ab einer gewissen Menge lohnt, steht in Mahnwesen automatisieren mit KI. So setzt du die drei Rollen in deinem Betrieb ein.
Peter gleicht offene Rechnungen gegen Zahlungseingänge ab, wie bei mir Belege gegen die Kreditkartenabrechnung. Auf seiner Seite stehen „Rechnungen kontrollieren“ und „Mahnwesen“ unter „Was Peter außerdem übernehmen kann“. Dabei gilt seine Regel, nichts passend zu machen: Eine Teilzahlung oder ein Einbehalt wegen eines Mangels landet bei „unklar“, nicht bei „offen“. So richtest du es ein: Ablauf beschreiben, Peter lernt ihn im Lesemodus, ihr testet an echten Fällen, du gibst frei. Sonja schreibt bei mir Neukunden-Mails; für deinen Betrieb entwirft sie Erinnerung und Mahnung aus der freigegebenen Liste. Frieda gibt zurück, was deine Einschätzung braucht, etwa „Die Rechnung habe ich nie bekommen“ oder eine Mängelrüge. Rechtsstreit fasst sie laut ihrer Anleitung nicht an. Für eine Fristenliste mit Fälligkeit, Verzugsbeginn und Verjährung beschreibst du ihr den Ablauf einmal.
Keine der drei Rollen versendet selbst. Ob gemahnt wird, mit welcher Frist, ob du Zinsen verlangst und wann ein Mahnbescheid kommt, entscheidest du. Wie du das in deinem Betrieb umsetzt, schauen wir uns gemeinsam an. Wie eine KI deinen Ton lernt, steht in Kann KI Mails in meiner Stimme schreiben?; bevor Kundendaten in ein Modell gehen, lies KI und Datenschutz: was die KI sehen darf. Wie die offenen Posten in die Monatsvorbereitung für den Steuerberater passen, steht in Buchhaltung für Handwerker vorbereiten.
Häufige Fragen
Wie lange hat ein Kunde Zeit, eine Handwerkerrechnung zu bezahlen?
Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht. Fällig ist die Rechnung mit der Abnahme, beim Bauvertrag zusätzlich mit der prüffähigen Schlussrechnung. Ohne Mahnung kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ein Privatkunde nur mit Hinweis in der Rechnung.
Muss ich vor einer Mahnung erst eine Zahlungserinnerung schicken?
Nein. Das Gesetz kennt nur die Mahnung nach Fälligkeit. Die freundliche Erinnerung ist eine Gewohnheit, die vielen Kunden die Peinlichkeit nimmt. Ob schon sie als Mahnung wirkt, hängt an ihrer Formulierung.
Wann verjährt eine Handwerkerrechnung?
Nach drei Jahren, in der Regel gerechnet ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht, ein zugestellter Mahnbescheid oder eine Klage schon.
Darf eine KI Mahnungen verschicken?
Bei mir verschickt keine Rolle, die Entwürfe für Kunden schreibt, selbst. Eine Mahnung an einen Kunden, der längst gezahlt hat, holst du nicht zurück.
Mehr zu Abschlägen während der Arbeit steht in Abschlagsrechnung Muster für den Bau. Was gilt, wenn der Auftraggeber eine Sicherheit einbehält, steht in Sicherheitseinbehalt: Höhe, Frist, Rückgabe. Für Bauunternehmen gibt es KI im Bau: Angebote, Belege, Postfach. Für SHK-Betriebe KI im SHK-Handwerk: Angebot, Postfach, Belege.
Wie du weitermachst
Öffne deine Rechnungsvorlage und prüf eine Zeile: Steht der Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB für Privatkunden drin? Dann zieh die Liste deiner offenen Rechnungen und sortier sie in bezahlt, offen und unklar, bevor du irgendwen erinnerst. Wenn du wissen willst, welche Büroarbeit in deinem Betrieb ein KI-Mitarbeiter übernehmen kann, buch dir eine Strategie-Session: In 20 Minuten schauen wir auf den einen Ablauf, der am stärksten an dir hängt. Wer erst mitlesen will: Mein Newsletter „Aus dem Maschinenraum“ kommt jeden Dienstag. Weitere Branchen findest du auf KI für deine Branche.
